Federatiewiki – ALV LSVb

De ALV is het vertegenwoordigend – en dus: het mandaat gevend – orgaan van de vereniging. De statuten spreken bovendien van ‘het hoogste orgaan van de vereniging’, zonder te expliciteren wat dit betekent. De ALV is statutair de volgende taken toebedeeld: 

• De ALV stelt het algemeen beleid van de vereniging vast.
• De ALV neemt belangrijke beleidsbeslissingen op algemeen niveau. 
• De ALV beslist over geschillen tussen Organen. 
• De ALV gaat over het sanctioneren, evalueren en controleren van het beleid van het bestuur. 

Er is nog een goed aantal andere concrete bevoegdheden die hier ongenoemd blijven. Hiervoor zij verwezen naar de Statuten. Het bestuur heeft statutair, onder meer en voor zover in hoofdlijnen van belang, de taak om: de uitvoering en voorbereiding van het beleid van de vereniging te coördineren, en zorg te dragen voor de dagelijkse gang van zaken.

Aanwezigen 

Tijdens de ALV van de LSVb zijn aanwezig: de lidbonden, het LSVb-bestuur, de Beleidsraad, de Kascontrolecommissie, het Presidium en eventueel ALV-commissies, toehoorders of andere gegadigden. 

De vergaderingen zijn in principe openbaar, maar de praktijk leert dat veel agendapunten vertrouwelijk worden behandeld. 

Quorum 

Om de ALV te mogen openen of om besluiten te nemen moeten meer dan de helft van de lidbonden vertegenwoordigd zijn. Machtigingen tellen in dit kader niet mee. 

Rol van de Beleidsraad

De Beleidsraad bestaat uit vijf personen die in het verleden actief zijn geweest bij de LSVb. De Beleidsraad geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan het bestuur, organen en de ALV. In deze hoedanigheid functioneert de Beleidsraad ook als het collectief geheugen van de ALV. De Beleidsraad moet advies uitbrengen over de (half-)jaarstukken. De Beleidsraad heeft een reglement waarin staat hoe ze werken.

Rol van de Kascontrolecommissie

De Kascommissie bestaat uit twee of drie leden en onderzoekt het gevoerde financiële beleid van het bestuur. Daarbij adviseert de Kascommissie de ALV ook gevraagd en ongevraagd over zaken aangaande de financiën. Het is goed om te weten dat het financieel jaarverslag alleen door de ALV vastgesteld kan worden als er een schriftelijk advies van de Kascommissie bij aanwezig is.

Rol van het Presidium

Het Presidium is het orgaan dat de verantwoordelijk is voor het convocaat, het tijdig verzenden van de stukken, het opstellen van de notulen en het technisch voorzitterschap tijdens de vergadering. Daarnaast heeft het Presidium een vertrouwensfunctie richting de ALV. Leden kunnen zich dus altijd in vertrouwelijkheid tot het Presidium richten. Als de vertrouwensfunctie van het Presidium voor een der leden of organen onwenselijk of ontoereikend is, kan dit lid of dit orgaan zich wenden tot de Beleidsraad.

Vertegenwoordiging

In de regel worden bonden vertegenwoordigd door één of twee van de zittende bestuurders. Het is echter mogelijk om iemand anders af te vaardigen om namens de bond te spreken en te stemmen. Hierbij kan het mogelijk eens handig zijn om een oud-bestuurder af te vaardigen (voor zaken die betrekking hebben op het voorgaande jaar, of omdat alle huidige bestuurders ziek zijn) of een activo (met bijvoorbeeld veel kennis over op een bepaald  dossier). Voor het goede verloop van de vergadering is het natuurlijk minder handig als er op iedere vergadering een andere vertegenwoordiger aanwezig is. Een persoon kan maar één lidbond vertegenwoordigen.

Machtiging

Een lidbond kan ook een andere lidbond machtigen om namens hen te stemmen. Een bond kan niet meer dan twee machtigingen hebben. 

Stukkenzending

De aanloop naar de ALV kent veelal een vergelijkbaar stramien. In ieder geval drie weken vóór de ALV ontvangen alle leden en organen per mail een uitnodiging voor de vergadering, deze uitnodiging is het zogeheten ‘convocaat’ (dit begrip stamt uit de Statuten). In het convocaat worden leden en organen opgeroepen om desgewenst binnen een zekere termijn (doorgaans vijf werkdagen) extra agendapunten in te dienen. 

Twee weken vóór de ALV vindt de eerste zending plaats. Met deze zending wordt de agenda verzonden en worden de vergaderstukken op de beveiligde elektronische omgeving geüpload. 

Na de eerste zending hebben de leden en organen enkele werkdagen (veelal drie) om in reactie op de verzonden stukken en agendapunten vragen te stellen aan de indieners van de stukken. De indieners hebben vervolgens tot het daarop volgende weekend de gelegenheid om deze vragen te beantwoorden. Het indienen van nieuwe agendapunten en –stukken is niet uitgesloten, maar afhankelijk van de aard en omvang van de punten en stukken, kan het Presidium besluiten om de agendering te weigeren. Uitgangspunt is dat alle kernstukken in de eerste zending meegaan. 

De leden worden in datzelfde weekend (dus: het weekend vóór de ALV) op de hoogte gesteld van de tweede zending. De tweede zending bevat de definitieve agenda met stukken. Uiterlijk vier werkdagen vóór de ALV kan er nog, bij hoge uitzondering, een nazending plaatsvinden. Spoedzendingen zijn na deze termijn niet uitgesloten.

Nieuwe agendapunten en stukken die eerder ingediend hadden kunnen worden maar om geen (goede) reden zijn uitgebleven, worden in de tweede zending in principe niet geaccepteerd. Uitgangspunt is immers dat de ALV goed beslagen ten ijs kan komen, maar in voorkomende gevallen zal het belang van een gedegen voorbereiding moeten worden afgewogen tegen de spoedeisendheid van het agendapunt of –stuk.

Agendering en vertrouwelijkheid

De doelomschrijving van een punt, door de indiener in samenspraak met het Presidium te bepalen, is een belangrijke indicator voor de vereniging om te duiden waartoe de besluitvorming over een punt nu precies leidt. In de praktijk wordt met de volgende doelomschrijvingen gewerkt.

Besluitvormend 

Besluitvormende punten leiden in principe tot de uitoefening van een bevoegdheid van de ALV. Een besluit is dus ook bindend voor andere organen. Typische besluitvormende punten zijn benoemingen, het dechargeren van organen, het vaststellen van begrotingswijzigingen, het vaststellen van het beleidsplan en het wijzigen van reglementen.

Oordeelsvormend

Oordeelsvormende punten verlangen een standpuntbepaling van de ALV, zonder dat dit standpunt bindend is. Het door de ALV gevormde oordeel kan het bestuur of een ander orgaan richting geven, zonder dat deze formeel aan het oordeel gebonden is. Een voorbeelden hiervan zou kunnen zijn: het evalueren van de werkwijze van een orgaan. Ook moties zijn oordeelsvormend. Over oordeelsvormende punten kan worden gestemd. 

Informerend

Informerende stukken zijn slechts informerend. De ALV neemt deze ter kennisgeving aan. Dit laat onverlet dat de ALV ter vergadering (oordeelsvormende) moties over informerende stukken. Besluitvorming in formele zin (zoals hierboven vermeld) is naar aanleiding van een informerend stuk in de regel niet mogelijk. Uiteraard is het wel mogelijk om voorafgaand aan de ALV naar aanleiding van een als informerend geagendeerd stuk een besluitvormend agendapunt in te dienen. 

Het Presidium stelt daarnaast (weer in samenspraak met de aandrager van het desbetreffende agendapunt) de voorlopige vertrouwelijkheid van agendapunten vast. Tijdens de vergadering stelt de ALV de uiteindelijke vertrouwelijkheid status vast. Er zijn drie types van vertrouwelijkheid: niet- vertrouwelijk, intern en vertrouwelijk. Agendapunten die niet-vertrouwelijk geagendeerd staan zijn voor iedereen openbaar. Tijdens deze agendapunten zouden bijvoorbeeld de NOS of het ISO aanwezig mogen zijn. Stukken die intern zijn geagendeerd zijn enkel toegankelijk voor Organen, leden, aspirant- leden en inhoudelijk betrokken leden of medewerkers van lidbonden. Vertrouwelijke stukken zijn in de regel enkel toegankelijk voor Organen en leden. Het LSVb-bestuur is bevoegd om vertrouwelijke of interne ALV stukken te delen met medewerkers zolang de indiener van dit stuk en het Presidium daarmee akkoord zijn. In het geval van de bestuursoverdracht, de begroting en het beleidsplan is deze goedkeuring niet vereist.

De volgende drie onderwerpen zijn altijd vertrouwelijk geagendeerd: de bestuurs update; het bespreken van de financiële situatie van de LSVb; wanneer de functioneren van personen ter discussie staat.

Stukkenzending en schriftelijke ronde

De stukkenzending geschiedt bij de LSVb in de regel via de elektronische werkomgeving, te weten https://federatie.lsvb.nl/. Lidbonden en organen krijgen toegang tot de stukken van het  bestuur van de LSVb. De stukken van alle voorgaande ALV’s worden hier geüpload. Dit wordt per e-mail aangekondigd door het Presidium.

Format

De stukken worden door hun indieners bij het Presidium aangeleverd. Voor de opmaak van (grotere) stukken geldt in de regel het volgende:

• Lettertype open sans 10.
• Regelafstand 1,15
• Paginanummer rechtsonder.
• Regelnummers per vijf regels, doornummeren per document.

Reden hiervoor is dat printbestanden vrij groot uit kunnen pakken en eenduidigheid van stijl de voorbereiding van de vergadering vergemakkelijkt. De regelnummers dienen het belang van een vlotte vergadering, aangezien eenvoudigweg naar de regelnummers kan worden verwezen indien er opmerkingen op detailniveau zijn. De stukken dienen in een bewerkbaar tekstbestand (.doc of .docx, uitdrukkelijk géén extensies die door Microsoft Word verminderd leesbaar zijn) worden aangeleverd, zodat het Presidium de tekst kan aanpassen aan het vergaderformat en de gewenste koptekst kan toevoegen. De indiener van een stuk overlegt met het Presidium over het agenderingsdoel en de mate van vertrouwelijkheid die aan het stuk wordt toegekend. De stukken worden vervolgens in .pdf-formaat geüpload. De voorlopige notulen gaan bij de eerste zending in .doc(x)-formaat online zodat eventuele tekstuele wijzigingen met track changes kunnen worden voorgesteld. De tweede zending geschiedt op dezelfde wijze als de eerste zending. Vragen, reacties en amendementen op stukken. Vragen, amendementen en reacties op stukken dienen per agendapunt in een bewerkbaar tekstbestand per e-mail te worden aangeleverd aan zowel het Presidium als de indiener van het stuk.

Vragen en reacties

Het stellen van vragen en reacties is vormvrij, maar vragenstellers wordt aangeraden om de vragen zo concreet mogelijk als vraag te formuleren (en dus niet als stelling). Vragenstellers worden ook aangeraden om vervolgvragen bij voorbaat in te dienen (‘als het antwoord op deze vraag ontkennend luidt, wat is het bestuur dan bereid om te doen om X of Y te bereiken?’).

Amendementen

Amendementen, voorstellen tot het wijzigen van ingediende stukken, dienen eveneens zo concreet mogelijk te worden ingediend. Een format voor het indienen van amendementen is op de elektronische omgeving te vinden (ALV > Handreiking ALV’s en formats). Amendementen worden bij voorkeur conform het format opgesteld. Het Presidium is behulpzaam bij het formuleren van complexe amendementen. Een abstract verzoek tot wijziging van een stuk (‘werk punt X nog beter uit’) is toegestaan, maar zal als reactie, motie of vraag worden geïnterpreteerd. Ter vergadering kan het bestuur worden opgeroepen om zelf met een amendement te komen, maar bij voorkeur dient het oproepende lid zelf een concreet tekstvoorstel in. Wanneer een agendapunt ertoe strekt om een bestaand document op meerdere punten te wijzigen, kan bij wijze van uitzondering worden volstaan met het aanleveren van het document waarin de wijzigingen met track changes worden weergegeven. 

Complexe amendementen die ter vergadering worden ingediend, dienen te worden verstuurd naar ALV@lsvb.nl. Leden en organen die ter vergadering geen internettoegang hebben of anderszins niet in staat zijn de ingediende amendementen elektronisch onder ogen te krijgen, worden in de gelegenheid gesteld om op een andere passende wijze kennis te nemen van het amendement.

Geschreven door het Presidium 2021