Bestuurslid stapt op

Het wegvallen van een van je medebestuurders is een lastig iets. Mocht het geen acute situatie betreffen, maak dan duidelijke afspraken per wanneer en hoe je uit elkaar gaat. Dit maakt het overnemen van de taken door je eigen bestuur of een nieuw bestuurslid een stuk makkelijker.

Het vinden van een vervangend bestuurslid kan erg lonen, maar ook veel werk en tijd kosten. Hieronder volgt een stappenplan voor het vinden van een vervangend bestuurslid:

1. Maak een afweging of, en zo ja hoeveel, tijd je hierin wilt steken.
2. Bepaal hoeveel werk het gaat kosten om een nieuw iemand te vinden en hoeveel werk een nieuw persoon jullie gaat besparen. Hierbij spelen verschillende factoren een rol.
3. Hoelang moeten jullie nog door als bestuur? Ben je bijna aan het einde van je bestuursjaar. Dan gaat de persoon die het werk moet verrichten dat niet lang meer kunnen doen. Het kan dan makkelijker zijn om de extra taken binnen je huidige bestuur op te lossen.
4. Hoeveel tijd en werk wil je steken in het vinden van een nieuw iemand? Focus hierbij vooral op het laaghangend fruit. Mocht je vereniging commissies hebben of werkgroepen, ga als eerste bij hen na of iemand wil doorschuiven. Daarna kan je kijken binnen je eigen leden/lidverenigingen. Omdat het over het zoeken naar een vervanger gaat, is het aan te raden het werven hiervoor een beetje onder de radar te houden. Afhankelijk van de tijd kan het in het openbaar zoeken naar een vervanger alleen maar verwarrend werken voor de werving voor het volgende bestuur. Opnieuw geldt hier regel 1 weer. Weeg af hoeveel tijd het zoeken waard is.
5. Stel ook een deadline per wanneer je de zoektocht opgeeft. Het zoeken naar een nieuw bestuurslid kan veel tijd en energie kosten. Dat gaat ten koste van je andere werkzaamheden. In de tussentijd is het belangrijk dat er duidelijkheid is wat er gebeurt met de taken van de vertrokken bestuurder. Snelheid is van groot belang.
6. Wat is er nodig voor een nieuw bestuurslid om in zijn of haar rol te komen. Zoeken jullie een nieuwe penningmeester, dan vereist dat een hoop technische kennis en knowhow van de vereniging voordat je die taak kan uitvoeren. Mogelijk kan het dan bijvoorbeeld handig zijn om iemand anders binnen je bestuur door te schuiven. Ook schuiven met portefeuilles binnen je bestuur kost je een ‘inwerkingsperiode’.
7. Kijk ook naar trainingen en inwerking die iemand nodig heeft om zo snel mogelijk operationeel te worden. Het duurt vaak een maand voordat iemand goed in zijn rol zit. Houdt hier rekening mee! Belangrijke dossiers in de handen van een nieuw iemand kunnen overweldigend zijn.
8. Een nieuw bestuurslid dient steun te genieten van het hele bestuur. Het is belangrijk dat iemand goed in de groep ligt. Je werkt nauw samen en mogelijk hebben jullie al een bepaalde dynamiek gevormd. Iemand moet hier goed in passen.
9. Maak alle taken en verantwoordelijkheden van de vertrekkende bestuurder inzichtelijk.
10. Bespreek met de rest van het bestuur wie welke taak en verantwoordelijkheid op zich kan nemen en maak daar nieuwe afspraken over. Let dus ook op welke taken je een nieuw bestuurslid zou willen overdragen en/of dat de moeite waard is.
    Het nieuwe bestuurslid moet ook voor jullie kiezen. Zorg dat die persoon genoeg leuke dingen kan doen om halverwege bij jullie bestuur te komen.
11. Wees niet te kritisch op praktische zaken. Een nieuw full-time bestuurslid vinden in november is erg lastig. Het is redelijk om aan te nemen dat de meeste mensen in die periode al andere verplichtingen zijn aangegaan. Vraag dan ook een prioriteiten lijst van je potentiële kandidaten. Zo maak je inzichtelijk waar die persoon het werk voor jullie vereniging heeft staan.

Als bestuur kan je om diverse redenen tot de conclusie komen dat iemand niet verder kan in het bestuur. Redenen die veel voorkomen zijn onder andere; te hoge werkdruk, tegenvallende verwachtingen, of problemen in de samenwerking.

Als een bestuurslid opstapt of niet verder gaat in het bestuur, is het nodig om allereerst de klap emotioneel te verwerken. Het is vaak een collega waarmee je lang hebt samengewerkt. Wanneer mogelijk, is het fijn om de verhoudingen op persoonlijk gebied te herstellen, en hierna met het resterende bestuur een gesprek te hebben over wat dit met iedereen doet.

In een dergelijk gesprek is het waardevol om te bespreken waardoor/waarom het bestuurslid is opgestapt, en wat er verder nodig is om dit een volgende keer te voorkomen, de sfeer te verbeteren of het probleem aan te pakken.

Inhoudelijk kan het wegvallen van een bestuurslid een zware dreun opleveren. Zeker bij iemand centraal in het bestuur, betekent het al snel dat je als bestuur 10-20 uur minder mankracht hebt per week. In het geval van fulltime bonden ligt dit aantal uren zelfs hoger.

Als de emoties zijn ingedaald, is de volgende stap om de toekomstige werkverdeling te bespreken. Schrijf alle taken van het bestuurslid duidelijk op een rijtje. De eerste stap is om de keuze te maken, welke hiervan kunnen worden stopgezet. Dit is moeilijk en jammer, maar bespaart het resterende bestuur veel tijd en energie. Zeker met een bestuurslid minder, ga je bepaalde zaken niet of slechts voor de helft kunnen uitvoeren. Dan is het beter om prioriteiten te stellen. Hierna moeten de resterende taken verdeeld worden.

Het liefst gebeurt dit op basis van voorkeuren die je als bestuursleden hebt, maar iedereen zal over de brug moeten komen en een stukje

Het is het beste is natuurlijk als iedereen de portefeuilles op zich kan nemen waar hij of zij de meeste affiniteit mee heeft, maar je zult ook moeten accepteren dat andere portefeuilles nou eenmaal ook opgepakt moeten worden.

Stappen;

1.       Probeer het opstappen op een enigszins prettige manier af te ronden

2.       Laat de emoties indalen

3.       Kijk waar het mis ging en wat er anders moest

4.       Schrap de niet-noodzakelijke portefeuilles die overblijven

5.  Overleg met elkaar over de verdeling van de resterende (noodzakelijke) portefeuilles. Je zal minder leuke zaken op je moeten nemen, houd hierin rekening met elkaar.