Wanneer je een nieuwe studentenvakbond opricht kun je een oprichtingsvergadering organiseren. Een oprichtingsvergadering is een promotioneel evenement om te zorgen voor meer draagvlak en betrokkenheid van geïnteresseerden studenten bij de organisatie. Het verschilt fundamenteel met een Algemene Leden Vergadering die vooral een formele doelstelling heeft.
Doelstellingen
De oprichtingsvergadering is voor veel studenten de eerste keer dat ze fysiek je organisatie zien. De eerste indruk telt! De oprichtingsvergadering heeft een aantal doelstellingen. 1. Je geeft studenten invloed en eigenschap in de eerste sturing van de organisatie. 2. Je laat aan studenten de cultuur van je organisatie zien en bewijst dat er een succesvolle professionele organisatie wordt opgezet. 3. Je enthousiasmeert de studenten om actief te worden.
Praktisch
Voor een oprichtingsvergadering heb je een aantal dingen nodig
1. Een vergaderlocatie
Een fysieke vergadering heeft een grote voorkeur boven een online alternatief. Op een fysieke vergadering is er meer ruimte voor mensen om elkaar te leren kennen. Dit heeft een positief effect op de bonding.
Hoe vind je een locatie?
Een locatie vinden kan overweldigend lijken, maar is eigenlijk heel makkelijk. Probeer weg te blijven van grote commerciële organisaties. Deze ruimtes zijn onnodig duur. Wijkhuizen, onderwijsinstellingen en andere vrijwilligersorganisaties hebben vaak voor een klein prijsje ruimtes beschikbaar aan sociale organisaties. De LSVb is in de meeste gevallen bereid om de oprichtingsvergadering te financieren.
De ruimte die je kiest heeft natuurlijk veel impact op hoe je overkomt op je bezoekers. Wees daarom kritisch op de ruimte die je huurt.
Dingen waar je op kunt letten is:
- Hoe schoon en fris het eruit ziet
- Rolstoeltoegankelijk
- Of er een beamer beschikbaar is
- Hoe groot de ruimte is
Het is verstandig om niet een te grootte ruimte te nemen. De ruimte kan beter net iets te vol zitten dan veel te leeg. Dan komt de oprichtingsvergadering over als een succes.
- Beschikbaarheid van wc’s
- Beschikbaarheid van catering in de vorm van koffie en thee
2. Een vergaderingsvoorzitter (Technisch voorzitter)
Je kunt je afvragen of je onafhankelijke voorzitter wilt of als oprichters zelf de vergadering wil leiden. Beide zijn acceptabel, en ligt eraan hoe formeel/ professioneel je de vergadering op wilt zetten.
3. Een agenda
De agenda is vanzelfsprekend erg belangrijk. Hieronder zie je een voorbeeld van de agenda van de oprichtingsvergadering van STUUR Rotterdam. Drie punten die elke oprichtingsvergadering zou moeten hebben is de formele stukken (geel gekleurd). Tijd voor input vanuit de bezoekers (groen gekleurd). En ten derde momenten waar de aanwezigen geënthousiasmeerd worden (blauw)
12:45 uur – Inloop
13.15 uur – Inleiding/Welkom
13:30 uur – Inputsessie – Wat is STUUR?
14.00 uur – Instemmen eerste bestuur
14:20 uur – 10 minuten pauze
14.30 uur – Instemmen Raad van Advies
14:45 uur – Instemmen Kascommissie
14:50 uur – Pauze
15:00 uur – instemmen statuten + amendementen
15:50 uur – Vragen begroting
16:00 uur – Lezing Marinus (Shelter Our Students)
16:30 uur – Werkgroepen
17:00 uur – Einde
4. Statuten/ Huishoudelijk reglement
Een oprichtingsvergadering is een goed moment om mensen invloed en eigenschap te geven over de formele reglementen. Wanneer je een vereniging opricht heb je statuten nodig. Deze moeten dus absoluut ingestemd worden op je oprichtingsvergadering. Een huishoudelijk reglement is niet verplicht en kun je mee wachten tot de volgende vergadering als het niet in de agenda past of deze niet op tijd af zijn.
Een goede manier om mensen invloed en eigenschap te geven over de statuten is zelf amendementen indienen op de voorstelstatuten. Zo hebben de bezoekers van de oprichtingsvergadering zeggenschap en kunnen ze kiezen en discussiëren tussen twee verschillende opties (de huidige versie en het amendement).
5. Documenten
Uiterlijk twee weken voor de oprichtingsvergadering moeten alle belangrijke documenten leesbaar zijn voor de bezoekers van de algemene leden vergadering. Dit kun je doen door de documenten zichtbaar op de site te zetten, te mailen naar alle geïnteresseerden mensen en social media posts eruit te doen met linkjes.
Documenten die je moet sturen:
– Voorstelstukjes kandidaten bestuur
– Voorstelstukjes Kandidaten Raad van Advies
– Statuten + eventuele amendementen
– Begroting
– Praktische informatievergadering (locatie, tijd, eventueel ov routes)
Deel dit bericht