Wat te doen als een bestuurslid niet functioneert?
Het komt helaas nog wel eens voor dat een bestuurslid, om welke reden dan ook, zijn of haar plichten en verantwoordelijkheden niet nakomt. Dit kan nare gevolgen hebben voor het goed functioneren van de vereniging en verhoogt de druk op andere bestuursleden. Om dit te voorkomen volgt hier een aantal strategieën om druk te verlagen, erachter te komen wat er mis is en binnen rap tempo een gepaste oplossing te bedenken.
Voordat je begint met de oplossing is het belangrijk erachter te komen waarom iemand niet goed functioneert, de reden achter de nalatigheid is immers essentieel om erachter te komen of de bestuursfunctie moet worden ontnomen of dat taken tijdelijk moeten worden overgenomen. Begin dus eerst met rustig contact opnemen en zonder oordeel te vellen te achterhalen of er iets mis is bij het welzijn, er iets is in de familie of dat de studiedruk te hoog wordt. Vergeet niet dat er vaak iets aan de hand is dat de persoon in kwestie niet graag bespreekt, dus sta op openheid en wees empathisch. Denk na, waar mogelijk, over de dingen die wel goed gaan, als je vanuit een negatief oogpunt probeert dingen uit te leggen zal de niet- of slecht functionerende persoon zich ook in dat negatieve oogpunt gaan zien, dit kan de slecht functionerende tendens versterken.
Als je een redelijk beeld hebt op waarom iemand niet goed functioneert in het bestuur is het tijd om te gaan kijken naar oplossingen. De preferable optie is natuurlijk dat je samen een vorm weet te vinden waarin het bestuurslid kan functioneren en plezier heeft met het team en in de taken, kijk daarom eerst of de oplossing ligt bij betere teambuilding of interpersoonlijke communicatie. Je kan trainingen organiseren met ToM die je hierbij kunnen helpen. Betrek zoveel je kan het slecht of niet functionerende bestuurslid hierbij en leg ze niks op, maar motiveer ze om dingen weer op te pakken en het team dichter bij elkaar te trekken. Als dit tot niks leidt of de persoon in kwestie voelt er niks voor is het tijd om verder te kijken.
Vanaf dit punt kan je geen spreken van functioneringsproblemen, ik ga hier een aantal scenario’s beschrijven, beginnende bij slecht functioneren, tijdelijk niet-functioneren en chronisch niet-functioneren. Bij elk stukje leg ik kort uit hoe je met deze persoon in contact kan komen en hoe het ‘probleem’ kan worden opgelost.
Slecht functioneren
Besturen is een zware taak en veruit de meeste bonden doen dit met parttime bestuurders. Het is dus normaal dat bestuurders ups en downs hebben in productiviteit en niet altijd alles naar wens weten uit te voeren. Het verschil tussen slecht functioneren en weinig functioneren is daarom ook de communicatie rondom drukke periodes of lastige momenten weinig tot niet plaatsvindt. Bij slecht-functionerende bestuursleden kan je er vaak nog wel vanuit gaat dat enkele taken gebeuren, maar slechts als je er echt op staat of dat er veel aan getrokken wordt, zonder dat er heldere communicatie over deadlines, voortgangen of gewoon dat er geen fut meer is. Vaak helpt heldere communicatie al met duidelijk maken dat er iets niet gaat en dan kan er rustig besproken worden hoe dit kan worden opgelost.
Slecht functioneren kan zich ook voordoen op andere vlakken. Iemand heeft een slechte houding of brengt niets in tijdens vergaderingen, ze voeren hun taken niet uit of komt herhaaldelijk afspraken niet na. Al deze dingen leiden tot frustratie, ongenoegen en dit actief kenbaar maken werkt meestal averechts om tot een gezamenlijke oplossing te komen. Probeer dus vanuit kalmte en overzicht te rederen. Wat doet deze persoon niet goed/verkeerd? Hoe voel ik (of bestuur) zich daarbij? Wat kunnen we doen om dit te voorkomen? Deze vragen kunnen je helpen om aan de slecht-functionerende persoon uit te leggen dat je verandering wil zien en welke daarbij gebaat is. Focus hierbij dan ook vooral op waarom iemand niet goed functioneert en hoe de vereniging/het bestuur hierbij kan ondersteunen.
Een slecht-functionerend bestuurslid kan met de juiste combinatie van communicatie verbetering en mogelijkerwijs verschuiven van verantwoordelijkheden al snel weer een functionerend bestuurslid worden, zoek uit waar het probleem ligt, kijk naar wat de persoon in kwestie nodig heeft en bespreek welke veranderingen mogelijk zijn.
Tijdelijk niet-functionerend
Stel, een bestuurslid is al twee weken niet komen opdagen voor de bestuursvergadering en heeft zo goed als alle contact verbroken met de vereniging. Hoe ga je hiermee om en wat kan je eraan doen?
Ten eerste, zoek op welke manier dan ook een vorm van contact, desnoods met een tussenpersoon. Het is belangrijk dat het niet-functionerende bestuurslid weet dat je ze niet vergeten bent en het is belangrijk dat als er iets ergs is gebeurd je ervan op de hoogte bent, afgezien van de communicatievaardigheden van dit bestuurslid. Ten tweede is het belangrijk kort na te gaan welke taken deze persoon heeft, welke essentieel zijn om uit te voeren en deze onder de overgebleven bestuursleden te verdelen. Dit zijn de eerste tijdelijke maatregelen die je hoort te nemen. Het moment dat je contact hebt gevonden hoor je de vraag te stellen of dit tijdelijk is of dat dit een chronisch probleem is. De aanpak van deze twee is nogal verschillend en zal een grote impact hebben op het functioneren van het bestuur de rest van het jaar.
Als de vorm van niet-functioneren tijdelijk is, zoek dan een manier om zoveel mogelijk doorlopende taken over te brengen bij andere bestuursleden gedurende de periode van niet-functioneren en regelmatig een klein ‘verslag’ met voortgangen te schrijven zodat het niet-functionerende bestuurslid na de hiaat snel weer aan de slag kan.
Chronisch niet-functioneren
Chronisch niet-functioneren is lastig te peilen, omdat het (meestal) niet de vorm aanneemt van compleet wegvallen, maar eerder een patroon is van tijdelijk niet-functioneren en slecht functioneren door elkaar heen. Toch is het belangrijk in te zien dat er soms chronisch iets verkeerd gaat en daarnaar te handelen. Als je denkt dat een van de bestuursleden chronisch niet functioneert bel dan snel met de Federatiemedewerker en breng de rest van je bestuur op de hoogte.
Het moment dat je iemand verdenkt van chronisch niet-functioneren moet je een plan opstellen, ten eerste moet je je afvragen of je deze persoon uit functie wil zetten en wat de consequenties zijn van deze actie. Heeft de persoon essentiële taken en verplichtingen? Wie moet deze oppakken en hoe verdeel je de portefeuilles en doorlopende zaken onder de overgebleven bestuursleden? Moet er een nieuw bestuurslid worden aangesteld op korte termijn? Hoe communiceer je het met de betreffende persoon?
Betrek altijd het niet-functionerende bestuurslid bij de keuzes die je maakt als bestuur en wees respectvol. Het is vaak zo dat de gemoederen hoog oplopen bij dit soort lastige keuzes dus het is kunst je netjes en respectvol op te stellen naar alle partijen zodat er geen ‘bad blood’ ontstaat. Als je het gevoel hebt dat dit slecht gaat of moeilijk is probeer een bemiddelaar te vinden vanuit de vereniging, de RvA of desnoods de federatiemedewerker van de LSVb.
Extra middelen
Hieronder volgen een aantal links naar technieken die je kunnen helpen met communicatie richting iemand die slecht of niet functioneert.
Verbetertraject:
https://www.desteven.nl/training-coaching-vraagbaak/verbetertraject/verbeterplan-verbetertraject
Drie ‘F’s:
https://pankeygram.org/3-fs-of-managing-people/
Communicatieproblemen oplossen:
https://www.powerdms.com/policy-learning-center/13-ways-to-fix-poor-communication-in-the-workplace
Met moeilijke bestuursleden omgaan:
https://www.thebalancecareers.com/how-to-deal-with-difficult-people-at-work-1919377
Reflectie op problemen of slecht functioneren:
https://www.ed.ac.uk/reflection/reflectors-toolkit/reflecting-on-experience/four-f
Deel dit bericht