Nadat je je kernmissie, statuten en verenigingsstructuur hebt opgezet is het tijd om na te denken over het beleid dat je vereniging gaat voeren. Een beleidsplan beschrijft alle activiteiten die de bestuurders willen uitvoeren naast hun verplichte taken (e.g. secretaris die notuleert en ledenbestand bijhoudt, penningmeester die financiën en uitgaven beheert etc.).
Je kan een beleidsplan op meerdere manieren opstellen, maar meestal zet je een bepaald doel uit en welke middelen (dan wel van bestuursleden, dan wel de vereniging) er nodig zijn dit doel te bereiken. Potentieel beschrijf je ook wat het gewenste gevolg zal zijn als dit doel bereikt is. Denk na over hoelang je beleidsplan geldig is, voor sommige verenigingen is het beleidsplan in functie voor het academisch jaar (en moet hiervoor geschreven en goedgekeurd worden), maar voor de meesten is het beleidsjaar een kalenderjaar, dus het jaartal januari tot en met December 2022 bijvoorbeeld. Dit laatste is aan te raden zodat een nieuw bestuur de tijd krijgt om hun eigen beleid uit te denken en in eerste instantie door te werken op het beleid van het vertrekkende bestuur.
Tevens is een beleidsplan vaak een soort mandaat voor het bestuur van een vereniging, immers hoort het beleidsplan goedgekeurd te worden door de ALV en regelmatig gecheckt te worden door zowel een RvA en de ALV.
Wat hoort er in een beleidsplan?
Zoals in de introductie gezegd hoort een beleidsplan te fungeren als een mandaat voor het bestuur. Dit betekent dat je als bestuur tijdens het schrijven van dit beleidsplan hard na moet denken over wat de ambities zijn en hoe hoog je de lat wil leggen.
De eerste stap die je moet zetten is kijken of er niet al een bepaalde invulling voor je vereniging is. Dit behoudt zich vaak tot wat er als beginselen of missie in de statuten staat, technisch gezien horen het beleid en de acties van het bestuur voort te vloeien uit de missie in de statuten. Deze is vaak relatief vaag en geeft geen heldere doelen aan. Probeer in de geest van de beginselen na te denken en jezelf de vraag te stellen waar de vereniging bij gebaat is.
Ten tweede, schrijf in grote lijnen op wat je wil bereiken, waar staat de vereniging aan het einde van dit beleidsplan? Probeer dit nog relatief abstract en vaag te houden en bedenk zoveel mogelijk dingen. Zet deze daarna met je bestuur op een rangorde van belang en interesse onder de bestuursleden.
Ten derde, verzin heldere en kwantificeerbare doelen onder de belangrijkste dingen die je wil bereiken. Het is erg belangrijk dat deze doelen zo geformuleerd zijn dat iemand die weinig verstand van zaken heeft begrijpt waar het op slaat en kan nagaan of deze wel behaald zijn aan het einde van het beleidsjaar.
Als laatste, bedenk welke middelen je hebt om deze doelen te behalen en schrijf deze op in je beleidsplan. Op deze manier laat je weten aan je leden hoe je het wil aanpakken en tot welk resultaat dit kan leiden. Tevens kunnen de leden op hun beurt met deze informatie een idee krijgen van hoe haalbaar het is en mogelijkerwijs vragen stellen over de uitvoering.
Vaak zijn de beleidsplannen van bonden alles behalve bondig. Er zijn immers veel portefeuilles, problemen en actiepunten waar een bond zich mee bezig houdt. Laat dit je niet uit de weg slaan zorgvuldig alles op te noemen wat voor jouw bond essentieel is! Probeer alleen wel redelijk te zijn in hoeveel tijd het nodig zal hebben al deze punten uit te voeren en hoeveel tijd jij en je bestuur eraan kunnen besteden.
Deel dit bericht